DocPortal · скоро

Система внутреннего документооборота: сколько дней договор лежит на столах

Договор ушёл на подпись во вторник. В пятницу никто не может сказать, где он: у юриста, в бухгалтерии или в папке на столе у директора. Чтобы узнать, надо обойти кабинеты или написать в три чата.

Если у вас так же, вам нужна система внутреннего документооборота. Мы делаем такой продукт — DocPortal, портал внутреннего согласования документов.

Внутри и наружу: чем внутренний документооборот отличается от обмена с контрагентами

Если искать «электронный документооборот», почти все результаты про обмен документами с контрагентами. Это другая задача, хотя слова похожи.

DocPortal — портал внутреннего документооборота, то есть про левую колонку. Для правой есть отдельные системы. Например, счета-фактуры выписывают и отправляют контрагентам через государственную информационную систему «Электронные счета-фактуры» (ИС ЭСФ) Комитета государственных доходов.

Сколько дней договор лежит на столах

Посчитать задержку можно по вашему реестру договоров: сколько дней договор проводит в пути между подписантами. Формула простая, её можно посчитать и без нас:

подписантов в цепочке × дней у каждого × (1 + доля возвратов на доработку) = дней на один договор. Умножьте на число договоров в месяц — получится, сколько дней в месяц договоры в сумме лежат без движения.

Данные есть в вашем журнале регистрации или реестре договоров: дата передачи и дата возврата с подписью.

Что с этим делать

Вернитесь к договору из начала. Возьмите три последних договора и выпишите, кто их подписывал, когда каждый получил документ и когда отдал. Посчитайте по формуле выше. Так вы увидите, сколько дней уходит на ожидание и на ком цепочка стоит дольше всего. Иногда хватает поменять порядок подписантов.

Если дело не в порядке, а в бумаге, оставьте заявку ниже — напишем, когда откроем доступ к DocPortal. В комментарии укажите, какие документы вы согласуете и сколько человек в цепочке. Нужна система под ваш процесс уже сейчас — разработаем на заказ.